A projekt előkészítő szakasza:

Feladatok:

1. Kommunikációs terv készítése

• A támogatási szerződés megkötése előtt, a támogatási szerződéskötési folyamat során szükséges elkészíteni.
• A kommunikációs tervet legkésőbb a támogatási szerződés adategyeztetése során kell beadni, ha erről a felhívás másként nem rendelkezik.
• A projekt keretében végzett kommunikációs tevékenység megvalósítása kizárólag a kommunikációs terv Támogató általi jóváhagyása után kezdődhet el.
• A kommunikációs terv a projekt megvalósítása során indokolt esetben módosítható, melyről a Támogatóval előzetesen egyeztetni szükséges.

2. Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) elkészítése és lakossági terjesztése

Elvárás a nyomtatott tájékoztatókkal szemben:

• figyelemfelkeltő, jól szerkesztett legyen;
• a kötelező arculati elemek megjelenítése (Arculati Kézikönyv Pluszban foglaltaknak megfelelően);
• az érdeklődők részére további elérhetőség megadása (pl. honlap);
• a nyomtatott tájékoztatók előállítása során törekedni kell a környezetkímélő és újrahasznosítható alapanyagok felhasználására.

3. A kedvezményezett működő honlapján a projekthez kapcsolódó tájékoztató oldal megjelenítése.

• A honlap főoldalán jól látható helyen legyen elérhető az európai uniós támogatásból megvalósuló fejlesztéseket bemutató oldal, vagy menüpont, ami egy aloldalra mutat.
• Az arculati elemeket mindig kiemelt helyen kell szerepeltetni a honlapon, azaz a láthatósági területen kell lennie megnyitáskor, görgetést nem igénylő pozícióban.
• Amennyiben a kedvezményezett nem rendelkezik honlappal, úgy nem vonatkozik rá ez a kötelezettség, de ebben az esetben a közösségi média felületein megfelelő tájékoztatást kell nyújtania.

A projekt megvalósítási szakasza:

Feladatok:

4. Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése.

• A kedvezményezett feladata a sajtólista összeállítása és azon keresztül a médiumok tájékoztatása.
• Törekedni kell arra, hogy a közleményt a helyi médiumokhoz, az illetékes szaksajtóhoz, illetve a Magyar Távirati Irodához (MTI) eljuttassák.
• A sajtóközlemény melléklete lehet egy darab a projekteseményről készített jó minőségű fotó.
• A kiküldött sajtóközlemény által generálódott, vagy bármely a projekthez kapcsolódó sajtómegjelenést szükséges összegyűjteni és a beszámolóval együtt a Támogató számára beküldeni. A kedvezményezett a sajtó számára elküldött e-maillel igazolni tudja a sajtóközlemény kiküldését.
• Ajánlott tartalmi elemei (panelmondatok) és kötelező arculati elemei vannak (Arculati Kézikönyv Pluszban találhatóak).

5. 100 millió Ft feletti támogatási összeg esetén sajtótájékoztató szervezése.

• A megvalósított esemény alátámasztásához a következő dokumentumok benyújtása szükséges: nyomtatott vagy e-mail-ben kiküldött sajtómeghívó, jelenléti ív, fotódokumentáció.
• Különleges esetekben (pl. veszélyhelyzet) a rendezvények áttehetők az online térbe

6. 100 millió Ft feletti támogatási összeg esetén sajtónyilvános események szervezése

• Kötelezően: ünnepélyes nyitó és záró rendezvény,
• Opcionális: pl. alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, projektlátogatás, átadások, képzés zárása, stb
• A projekttel kapcsolatban szervezett eseményről a Támogatót írásban kell értesíteni legkésőbb 10 naptári nappal a rendezvény napját megelőzően (A bejelentésnek tartalmaznia kell az érintett projekt címét, az esemény típusát, pontos időpontját, helyszínét, a résztvevő felszólalók nevét illetve a résztvevők tervezett létszámát).
• A megvalósított esemény alátámasztásához a következő dokumentumok benyújtása szükséges: nyomtatott vagy e-mail-ben kiküldött meghívó, jelenléti ív, fotódokumentáció. A meghívót és jelenléti ívet előzetes jóváhagyásra szükséges megküldeni a Támogató részére.
• Különleges esetekben (pl. veszélyhelyzet) a rendezvények áttehetők az online térbe.

7. A beruházás helyszínén „A2" méretű tájékoztató tábla elkészítése és elhelyezése.

• Táblagenerátor használata kötelező! (jelenleg még nem elérhető)
• A kedvezményezett a projekt tényleges, fizikai megkezdésekor köteles a tájékoztató táblát a projekt helyszínén, jól látható helyen kihelyezni.
• Mérete: 59,4 x 42 cm (A2)
• A projekt fizikai befejezését követően is, tartósan, a fenntartási időszak végéig kint kell hagyni a táblát és gondoskodni állagának megóvásáról.
• Szerződésmódosítás esetén, amennyiben a táblán szereplő adatok változnak, lehetőség van az adatok frissítésére, és ehhez megjelenésében illeszkedő kivitelű matrica alkalmazására.

8. Média-megjelenés vásárlása a projekthez kapcsolódóan.

• Média-megjelenésre csak jóváhagyott kommunikációs terv esetén van lehetőség, és minden esetben a hirdetések tartalmát/látványtervét a megjelentetés előtt jóvá kell hagyatni a Támogatóval.
• A kedvezményezetti kommunikáció során a következő felületeken van lehetőség hirdetések vásárlására:
• - nyomtatott sajtó (napi-, heti, havilapok, szakmai lapok);
• - online felületeken, közösségi oldalakon elhelyezett hirdetések (banner vagy cikk);
• - TV és rádióhirdetések (reklámspot, PR riport);
• - közterületi hirdetések (óriásplakát, citylight, járműreklám, stb.).
• A médiumtól minden esetben szükséges igazolást (pl. sugárzási/műsor lista; igazoló példány, stb.) kérni, amely a megjelenés tényét igazolja

9. Kommunikációs célra alkalmas fotódokumentáció készítése

• Infrastrukturális beruházások esetén a projekt megkezdése előtti állapotáról, a megvalósítás egyes fázisairól, a megvalósított beruházásról, illetve a projekthez kapcsolódó események alkalmával legalább három-három darab jó minőségű (nagy felbontású), nyomdai felhasználásra alkalmas fényképet kell készíteni.
• Eszközbeszerzés esetén a projekt keretében beszerzett eszközről, illetve megvalósított tevékenységről legalább három darab jó minőségű (nagy felbontású), nyomdai felhasználásra alkalmas fényképet kell készíteni. (Nem a gyári szám a fontos, hanem a gép egésze, a leglátványosabb oldalról, megfelelő megvilágításban)
• Szoftverek és informatikai rendszerek fejlesztése esetében nem szükséges a fotódokumentáció.
• Ha az adott projekt keretében munkavállaló bértámogatása kerül elszámolásra, fotódokumentáció készítése nem elvárás.
• Ha a projekt keretében képzés/tanácsadás támogatása valósul meg, eseményenként legalább három darab jó minőségű (nagy felbontású), nyomdai felhasználásra alkalmas fényképet kell készíteni. Törekedni kell arra, hogy a fotókon a képzésben/tanácsadásban résztvevők ne legyenek egyértelműen felismerhetők. Amennyiben ez nem lehetséges abban az esetben az érintett személy(ek) írásbeli hozzájárulása szükséges a fotó felhasználhatóságának biztosítása érdekében.
• A felbontás minimum 2448x3264 ~ 8,0 MP legyen.
• A fotók feltöltésekor a következő kiterjesztések egyikének használata kötelező: BMP, GIF, JPG, JPEG, PNG, TIF.

10. Sajtónyilvános ünnepélyes projektátadó rendezvény szervezése.

• A projekttel kapcsolatban szervezett eseményről a Támogatót írásban szükséges értesíteni a rendezvény napját megelőző 10 naptári nappal. (A bejelentésnek tartalmaznia kell az érintett projekt címét, az esemény típusát, pontos időpontját, helyszínét, a résztvevő felszólalók nevét, a meghívót, a meghívottak listáját, valamint ha készült, akkor a forgatókönyvet is)
• A rendezvényt megelőzően célszerű részletes forgatókönyv készítése, mely során az alábbiakra kiemelten figyelni kell:
• - a Rendezvény megvalósításával kapcsolatos jogszabályi, és biztonsági kötelezettségek előzetes felmérése;
• - az időpont kiválasztásnál előzetes konzultáció a meghívandó VIP vendéggel;
• - vendéglátás biztosítása;
• - beszédírás (hossza és tartalma a felszólalók között egyeztetendő);
• - vendégek létszáma, meghívotti kör gondos összeállítása;
• - meghívás módja (protokoll szerint), meghívók készítése;
• - a meghívók kiküldése után a meghívás szóbeli megerősítése, a részvételi szándék rögzítése;
• - az egyes szervezési részfeladatokért felelős személyek kijelölése;
• - a projekthez kapcsolódó arculati elemek megjelenítése kötelező.
• A megvalósított esemény alátámasztásához a következő dokumentumok benyújtása szükséges: nyomtatott vagy e-mail-ben kiküldött meghívó, jelenléti ív, fotódokumentáció.

A projekt megvalósítást követő szakasza:

Feladatok:

11. Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése.

A 4. pontban leírtakat kell figyelembe venni itt is.

12. Eredménykommunikációs információs anyagok, kiadványok készítése.

• A minél szélesebb körű tájékoztatás érdekében a kiadvány közérthetően tartalmazza a projekt főbb adatait, illetve látványos fotókkal szemléltesse a fejlesztés eredményeit. Célszerű, ha a beruházás megkezdése előtti állapotról és a megvalósult fejlesztésről készült fotók bemutatásával érzékeltetjük a fejlődést.
• Az anyagokon, kiadványokon a kötelező arculati elemek megjelenítése szükséges.

13. TÉRKÉPTÉR feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal.

• A www.palyazat.gov.hu oldalon, Eredmények menüpontban, TÉRKÉPTÉR10 néven érhető el az a térinformatikai kereső-adatbázis.
• A fotók esetében elvárás, hogy ne a projekt beszámolójához készített kapcsolódó képek, hanem a fejlesztést igényesen bemutató professzionális fényképek kerüljenek feltöltésre.

A kedvezményezett köteles bármely, a projekttel kapcsolatban szervezett eseményről a Támogatót írásban értesíteni a rendezvény napját megelőző 10 naptári nappal. A bejelentésnek tartalmaznia kell az érintett projekt címét, az esemény típusát, pontos időpontját, helyszínét, a résztvevő felszólalók nevét, a meghívót, a meghívottak listáját, valamint ha készült, akkor a forgatókönyvet is. Amennyiben a fenti kötelező határidőben még nem áll rendelkezésre az esemény meghívója, abban az esetben a kedvezményezett e-mailben értesítse a Támogatót a tervezett rendezvényről, és amikor elkészül a meghívó, azt haladéktalanul küldje el a Támogató részére

A kommunikációs és láthatósági kötelezettségek teljesítését elmulasztó kedvezményezettek a támogatási összeg legfeljebb 3%-ig terjedő pénzügyi korrekcióra számíthatnak.

Az arculati elemek felhasználásának részletes technikai jellemzőit (kötelezően megjelenítendő kedvezményezetti infoblokk, logók, logóarányosítás, betűtípus, izolációs távolságok, színek, stb.) az Arculati Kézikönyv Plusz tartalmazza, mely az alábbi linken érhető el: https://www.palyazat.gov.hu/2021-2027-szchenyi-terv-plusz